株式会社の定款の変更手続き方法とは？
「定款」は会社を運営する上での基本的な規則を定めたもので、社内において強い効力を持ちます。
「自社の憲法」と言っても差し支えないでしょう。
起業時に一度作ったらそれで終了ではなく、会社の経営状況に伴って変更が必要な場面が生じるかもしれません。
そんな時にも慌てなくて済むよう、今回は定款変更に関する基礎的な知識をご説明します。
定款ってなに？
定款とは、上の通り会社を運営するうえでの基本的な規則のことです。
株式会社を創業する際は定款を作成し、公証人の認証を受けた後に法務局での登記申請を行わなければなりません。
そのため、どんな会社にも必ず定款が存在しています。
定款は株主総会の決議があれば変更できる
株式会社の成立後であっても、株主総会の決議によって定款を変更できると会社法で定められています。
つまり、会社設立時に作成した定款の内容を会社設立後に変更したいなら、株主の同意を得て株主総会によって変更承認の議決を取る必要があります。
定款の内容とは？
定款に記載する事項としては、大きく分けて下記の3種類があります。
- 絶対的記載事項
- 相対的記載事項
- 任意的記載事項
各項目について詳しく確認しましょう。
絶対的記載事項
定款に必ず記載しなければならない事項です。ひとつでも記載がない場合、定款自体が無効となります。
下記のような事項が相当します。
- 事業目的
- 商号
- 本店の所在地
- 設立時に出資される財産の価額又はその最低額
- 発起人の氏名または名称および住所
- 発行可能な株式総数
相対的記載事項
記載がなくても定款自体は有効ですが、定款への記載がなければその事項の効力が認められないものです。
こちらが該当するのは下記のような事項です。
- 現物出資に関する定め
- 財産引受に関する定め
- 株式譲渡制限に関する定め
- 株券発行の定め
- 機関構成
- 取締役会の設置
- 役員の任期の伸長
- 公告の方法
任意的記載事項
上記２事項のほかに、会社の本質に反しない範囲で自由に制定できる事項です。
定款自体の効力には影響せず、また必ずしも定款で定めなくてもよい点がほかの事項と異なります。
制定する分には自由ですが、内容変更時には他と同様に定款変更の手続きが必要になるため、記載は慎重に検討してからすべきでしょう。
- 事業年度
- 定時株主総会の招集時期
- 取締役等の役員数
- 株主名簿の基準日
定款変更の手続きの流れ
ここからは、定款変更の手続きについて流れを追っていきましょう。
- 株主総会で特別決議を行う
- 株主総会議事録を作成する
- 法務局で登記を行う
- 税務署に届け出る
- 議事録を保管する
1.株主総会で特別決議を行う
株主総会には「普通決議」と「特別決議」があり、定款変更の際には「特別決議」でその旨を審議・決議する必要があります。
会社の決算後3カ月以内に開催する「定時株主総会」と必要に応じて開催する「臨時株主総会」のうち、緊急性などに応じどちらかの株主総会で「特別決議」によって決定を行います。
特別決議とは？
- 行使できる議決権の過半数を有する株主が出席する
- 出席株主の議決権の3分の2以上が賛成する
この条件を満たして可決となる決議を「特別決議」と言います。
定款変更のほかにも、資本金の額の減少や会社の解散・合併など、会社経営の根本にかかわる議案を可決するために必要な決議です。
また、事前に定款で特別決議の条件より厳しい議決要件を定めることも可能です。
普通決議とは？
- 行使できる議決権の過半数を有する株主が出席する
- 出席株主の議決権の過半数が賛成する
この条件を満たして可決となる決議を「普通決議」と言います。
取締役の選任・解任（一定の解任については特別決議となります）や計算書類の承認などが該当します。
2.株主総会議事録を作成する
株主総会の決議内容は、議事録として書面に残す必要があります。
そもそも株主総会の議事録については、会社法によりその作成が義務付けられています。
登記を要する事項であれば、議決したことがわかる議事録を法務局へ提出することになります。
議事録の様式とは？
議事録の書式・書き方自体には、決められたルールがありません。
ただ、定款変更においては特別決議が行われますので、特別決議に必要な定員数と賛成数を得たことをきちんと記載しなければなりません。
また、会社法においては次の事項の記載が義務付けられています。
- 株主総会の開催日時と場所
- 議事の経過要領とその結果
- 会社法の規定に基づいて述べられた意見または発言内容の概要（会計監査人などの意見のことを指します）
- 出席した取締役、執行役、会計参与、監査役または会計監査人の氏名または名称
- 議長をおくときは、議長の氏名（一般的には代表取締役が議長を務めます）
- 議事録作成にかかわる業務を行った取締役の氏名（一般的には代表取締役か担当取締役が議事録を作成します）
3.法務局で登記する
議事録を法務局に持参し、定款変更内容の登記を行います。
一定の定款変更は変更登記の申請が必要
定款変更において、変更登記の申請が必要になるものとそうでないものがあります。
後ほど詳しくご説明します。
4.税務署に届け出る
決算月の変更など、登記申請がいらなくても税務署に「異動届出書」を提出する必要があるものも存在します。
その場合も、株主総会の議事録を添えて申請を行います。
5.議事録を保管する
定款変更を終えたら、定款変更の旨を決議した議事録を必ず会社で保管しておきましょう。
議事録は以下に説明する「原始定款」に付け加える形で保存しなければなりません。
定款変更は「書き換え」ではない
「定款変更」という名称ですと、現存の定款に手を加えて書き換えるというイメージを抱きがちです。
しかし、実はそうではありません。
改変されることを防ぐために、会社法上では設立時に作成した定款に「変更を加える」という考え方はしないのです。
原始定款
法人を設立する際に作成した定款（株式会社などであれば、公証人の認証を受けた定款）のことを「原始定款」といいます。
定款変更の際は、内容に応じて登記申請を行うとともに、定款変更を定めた株主総会の議事録を付け加えてこの原始定款と一緒に保管する必要があります。
原始定款に議事録のファイルをつけて保存する形をとることで、定款変更の履歴がたどれるようになります。
不正を防止するため、誰かが勝手に改変できないようにしているのです。
現行定款
原始定款はそのまま保存しておかなければなりませんが、定款の度に膨大な添付資料が追加されていくのは、視認性が悪く実務上不便です。
そのため、最新の内容を反映した書類を作成します。
これが「現行定款」です。
会社運営の際には現行定款を運用することが可能ですが、定款変更の際に現行定款のみを更新してしまうと、原本である「原始定款」「議事録のファイル」の組み合わせと内容が異なってしまう場合があります。
ですから、管理には十分注意しなければなりません。
届出が必要なもの、そうでないものは？
株主総会による定款変更の決議が無事に終了したら、法務局での登記や税務署への届出が必要になるというお話を前項でしました。
しかし、変更された定款によって登記が必要なもの、税務署への届出が必要なものといった区別が生じます。
ここからはそれぞれの具体例、見分けるためのポイントについて説明します。
登記or税務署への届出が必要なケースは
ポイントは、定款変更によって変えられた内容が「登記されていたものか」、または「税務署に届出をしていたか」という点です。
定款に書いてある事項のうち、商号、事業目的などといった重要なものは登記されています。
しかしその半面、役員の任期や事業年度など、登記事項とされていないものは当然登記がありません。
登記されていないものの変更登記を行うことはできないですよね。
つまり、会社設立時に登記あるいは税務署への届出を行った情報に変更が生じたときは、変更に伴う登記や届出をしなくてはなりません。
登記変更は所定の期間内に
登記の際に気を付けたいこととしては、「登記事項の内容に変更が生じた場合、その2週間以内に登記変更を行わなければならない」点です。
これは会社法で定められたルールです。
登記変更に当たっては、株主総会での決議も含めスケジュールに余裕をもって進めるのがよいでしょう。
登記が必要な定款変更って？
例えば、次の定款変更を行った場合は登記が必要です。
- 事業目的を変更する
- 商号（社名）を変更する
- 本店の住所を変更する
- 支店の設置、廃止、移転がある
- 発行可能株式総数を変更する
- 取締役会の設置や廃止
- 監査役の設置や廃止
公告方法（官報、電子公告制度など）の変更
絶対的記載事項の変更だけではなく、相対的記載事項や任意的記載事項の変更であっても変更登記の申請が必要になることがあります。
不明であったり自己判断が不安だったりするなら、管轄の法務局（登記所）に確認するのがベターです。
税務署への届出が必要な定款変更って？
決算月を変更するなど、税に関する事項を変更した場合、また商号（社名）や事業目的の変更といった場合も税務署への届出が必要です。
決算月変更ですと登記の必要はありません。
定款変更の手続きが必要？ケース別に解説
ここからは、各ケースに応じて定款変更が必要か不要かを確認していきましょう。
全く同じ内容でなくても、自社の変更に応用できるものがあるかもしれません。
ぜひ参考にしてみてくださいね。
採用事業の会社が飲食業にも進出した
これまでリクルート業をメインに活動していた会社が、新規事業として飲食業にも着手することになったとします。
事業目的に「採用に関するコンサルタント」と登記している会社が飲食業を始める場合、定款の変更が必要になります。
まず定款に事業目的を追加するため、株主総会での承認が必要です。
登記の申請もしなくてはなりません。
ただし、定款に「付帯する事業、関連する事業」として記載があり、なおかつその付帯関連事業に相当する範囲の新事業と判断される場合、定款変更や登記は不要です。
例えば、飲食店がコロナ禍による売上ダウンでデリバリー業を始める、といったケースです。
決算月を3月から6月に変えて事業年度を変更する
事業年度の記載は「任意的記載事項」になります。
会社ごとに定款への記載の有無が異なりますので、もし事業年度を定款に記載しているなら、変更が必要といった判断になります。
また、事業年度は登記事項には該当せず、登記申請は不要となります。
ただし、納税に関わるので税務署への届出は必要です。
本社を「名古屋市中区栄」から「名古屋市中区新栄」に移転する
これは定款の記載内容によって異なる案件です。
例えば、定款の記載が「本社所在地を名古屋市中区に置く」とした場合、栄と新栄は同じ区内の地域ですので定款の変更は不要です。
この場合は登記の変更だけを行えばよいでしょう。
しかし、定款の記載を「名古屋市中区栄に置く」とした場合は、同じ区内でも住所を移転していることになります。
ですので、定款変更も変更登記もしなくてはなりません。
また、どちらの場合も登記が必要なので、変更の旨を株主総会の特別決議で決定し議事録を提出する必要があります。
ある役員が結婚あるいは離婚して名前を変えた
役員の住所移転や婚姻等の氏名の変更の場合でも、登記の変更が必要です。
ただし、定款の変更は必要ありません。
なお、役員について下記のような事由が生じた場合は登記の変更があります。
- 役員の選任
- 任期満了およびそれにともなう役員改選
- 新たに役員を補充したとき
- 辞任したとき
- 解任したとき
- 死亡したとき
定款変更は自分でできる？費用はかかる？
定款変更において手間となるのは、変更そのものよりもその後の手続きでしょう。
ここでは主に登記手続きについて、押さえたい注意点を解説します。
自分で手続きすることも可能ではある
自分で手続きをするメリットは、何と言ってもコストカット。
変更の手続きを司法書士などの専門家に依頼した場合、当然ながらさらに専門家報酬が上乗せとなります。
手続きには特に資格は必要ありませんから、やろうと思えば自分で進めることもできます。
また、法人向けクラウドサービスやアプリケーションサービス、専用ソフトを用いれば、オンラインでも手続きが可能です。
特に合同会社において、取締役の変更や本店移転といった手続きを自分で行う人は少なからずいるようです。
自分で手続きをすると手間が掛かることも
しかし、一から情報や知識を収集しなければならないため手間がかかりますから、日頃の業務を圧迫する可能性があります。
また、利用したサービスなどによっては結果として高くつくことも想定されます。
専門家に相談するか自分の手で手続きを行うかは、よく検討したうえで決定しましょう。
変更登記には費用がかかる
法務局へ定款変更の登記申請をする場合、おおむね3万円から費用がかかります。
内訳は法務局へ支払う登記のための費用のほか、印紙税などです。
また、現在利用している登記所の管轄外へと本店を移転する場合、移転先を管轄する登記所にも申請を行う必要があります。
単純計算して倍額、またはそれ以上の費用がかかるケースもあります。
心配であれば事前に確認しておきましょう。
また、電子定款の場合は印紙税が不要になることも。
どちらにせよ、費用をきちんと計算したい場合は専門家に相談するのが一つの手です。
定款変更での必要書類
登記を伴う定款変更を行う場合には、基本的に以下の書類を準備する必要があります。
- 株主総会議事録
- 変更登記申請書
- 株主の氏名または名称、住所および議決権数などを証する書面
- 委任状（司法書士などの代理人に申請を依頼する場合）
定款は社内の重要なルール！管理は慎重に
どんな会社にも必ず存在する定款。
株主総会で特別決議を行えば変更が可能ですが、本来はそう頻繁に変わるものでもないはずです。
変更に伴う手続きが不安であれば、税理士、司法書士、社労士といった士業の方が在籍している事務所に相談してみましょう。
変更内容の相談、費用の見積にも対応してくれるでしょう。
名古屋事業承継センターでも定款変更のお手伝いをさせていただいています。
無料でご相談も承っておりますので、気軽にご連絡ください。
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